【電話営業する方必見】テレアポで受付突破するコツ・テクニック

うわー
担当者と話す前に受付ブロックされてしまったぁあ。。

テレアポをはじめた方が誰しも通る登竜門。

通称“受付ブロック”

話したい人に話すことすら出来ないとすごくもどかしい気持ちになりますよね。

本記事を読めば、そんなもどかしい気持ちとはおさらば！
受付突破率をあげるテクニックを教えます。

なぜテレアポで受付突破ができないのか

そもそもなぜ受付ブロックをされてしまうのでしょうか？

代表的な要因を下記にまとめました。

各項目毎に説明します。

受付に営業電話と判断されるから

まず営業電話と判断されるのが受付ブロックの1番多い原因です。

企業は電話番号が存在するだけでどこからともなく営業電話がかかってきます。

ですからほとんどの企業で、電話の受付担当には「営業電話がかかってきたら取り継がない」というミッションが与えられています。

周りから見ると一見明るく、流暢に話せているオペレーターが受付突破ができない場合は、このケースが多いです。

トークが聞き取りづらい

例えばアポインターの声が小さい、ボソボソ喋っている。
というのも受付ブロックの要因につながります。

怪しい電話だと判断されるからです。

他にもオペレーター自身に問題がなくても、電波がわるいと「一体どこから電話してるんだ」。
と不審に思われて取り継いでいただけない場合があります。

複数の業者から同じようなテレアポ・営業電話を受けているから

商材によっては不自然なくらい受付ブロックが多くなることがあります。

同じような営業電話がたくさんかかってきている場合、お客様は「またこの電話か！」とガチャギリをします。

自社商材であれば競合他社も電話をしている。
受託のコールセンターの場合は、高確率で別の代理店が電話をしている。

など、その商材をあなたの会社以外にもテレアポをしているケースがあります。

あまりにも受付突破率が悪い場合は多重架電を疑ってみましょう。

受付代行業者を使っているから

リモートワークが増えて会社によっては受付代行業者を使っていることもあります。

受付代行業者は相手から要件を伺って伝言を伝えるのが仕事。
ですから受付代行業者を活用している企業に連絡した場合は必ず折り返しの対応になります。

そもそも受付で指定した担当者がいないから

正しい担当者の呼び出しはできてますか？

例えば「情報システム部の方」と担当しても、その会社には情報システム部を設けていなかった。

など企業に該当の担当者がそもそもいない場合には受付担当も電話の取り次ぐことができません。

テレアポで受付ブロックに使われるフレーズとは

基本的に受付ブロックされているか判断するには相手のトークで判断するしかありません。

分かりやすく受付ブロックされるケースもあります。

しかし、「出張で不在です」ですとか、単純に「不在です」、など受付ブロックであるか判断が難しい場合もあります。
ですから受付ブロックにこれといったフレーズはなく、受付ブロックかどうか判断するのはオペレータの主観にゆだねられるのです。

テレアポの受付突破率をあげるテクニック

一度受付ブロックをされるとそこから受付突破を目指すのは至難の技です。

ですから、どうしたらテレアポの受付突破率をあげられるのか、事前にテクニックを学んでおくのが大事です。

相手の名前を指定する、的確な担当部署を指定する

担当者の名前、出来れば部署名を指定できれば受付ブロックされることがまずなくなります。

なぜなら担当者名が分かっていれば「取引先」とみなされるからです。

ですからできることなら担当者名を調べて電話するのがオススメです。
カルダモンの場合は社長や役員の名前を調べたり、ECサイトをお持ちの企業様であれば「特定商取引法」のページの運営責任者の欄を確認したりします。

また、担当者名がわからない場合は的確に内容を伝えたい部署や役職者をお伝えする事を意識しましょう。

出来るだけ具体的に宛先を伝えることで受付の質問を減らすことで、受付突破率をあげることができるのです。

しっかりアプローチ先の人物像を見立てて架電しましょう。

受付に内容説明や質問を極力しない

用件を聞かれるとついつい説得したくて電話の理由や必要性を長々と受付に説明しちゃう。

テレアポの本質は営業だから受付を説得しようとすればするほど、話せば話すほど内容が伝わり営業と判断されるという一面があるよ。

カルダモン

担当者を名指しで指定しない場合はほとんどの場合「用件」を聞かれます。

受付の相手は決裁権をお持ちではないのですから担当者に繋ぐべきか。
その判断要素だけをお伝えするだけで十分です。

質問をするのも基本的には担当者にするべきです。

端的に一言でご用件をまとめてお伝えすることをお勧めします。

自信を持って電話口の方と話すこと

テレアポは自信を持ってハキハキと伝えましょう。

自信がなさそうに聞こえると後ろめたい気持ちがあるのではないかと勘違いされてしまいがちです。

あなたの提供しているものは人の為に役に立つ商材ですよね。

必要が必要でないかは相手が判断する事ですからテレアポをする際に後ろめたさを感じる必要はありません。

またそもそも電話口だと表情や身振り手振りがないものですからいつもより声が伝わりづらいもの。

自信を持っていつもよりハキハキとアプローチすることで担当者に繋いでいただくことができます。

話し方は日常トーンで、きれいな声を意識しすぎない

少し「自信を持って話すこと」と矛盾しているように感じるかもしれませんが。

日常トーンのボリュームを大きくし、さらに声の強弱やリアクションを大袈裟にするくらいが丁度いいとカルダモンは考えています。

人間声をきれいにきれいにと意識しすぎると似通った声になってしまいます。

きれいな声は営業だなと普段電話対応している受付は無意識に疑ってかかります。

しかしコールセンターによっては「語尾上げ語尾あげ」とか「もっとテンション上げてこう！！」とアドバイスされます。

ですからバランスが難しいところですが、出来るならあなたの普段話している声、そのまま活かしましょう。

用件は専門用語や最先端の用語を含めて伝える

受付で専門用語や最先端の用語を話すことで、相手は自分ではわからないと判断をします。

そして、分からないので「分かるかた」に話をつなごう。
と考える傾向にあります。

「分かるかた」は担当者のことが多く、そのまま意図した人に話をすることが可能です。

「営業ですか」には「営業です」以外の回答を

テレアポで嘘をつくのは好ましくありません。

とはいえ「営業です！」と答えた人を受付ブロックしない受付はいません。

ですから「用件」で回答するなど話題を変えてこの質問をかわすのがオススメです。

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テレアポの受付突破で使えるフレーズ集(例文・テンプレート)

受付突破率をあげるテンプレートを用意したのでぜひ活用してみてください。

ファーストアプローチと用件を聞かれた時の返答例を記載しております。

ファーストアプローチで使えるフレーズ

という返答がオススメです。

「用件」や「営業ですか？」と受付に聞かれた場合に使えるフレーズ

用件の回答にはもちろん、「営業ですか？」と聞かれた場合も、上記のようなフレーズがオススメです。

【例文あり】購買心理とテレアポのトークスクリプトの作り方・書き方

トークスクリプトは構成を分けて作りましょう。オペレーターが「見やすい」からと言うのももちろんですが、アプローチをした際、「どこで」、「何が」原因で断られているか確認するためです。三段構成にするのがオススメです。・受付突破、話の導入・アプローチをするトーク、

テレアポで受付突破ができない自分で原因が分からない場合は

なぜ受付突破ができないのか考えても原因がわからない場合もあります。

分からない場合は自分を客観的に見ることがオススメです。

録音データ(ログ)を聞いてみる

まずは録音データを聴いてみましょう。

実は「自分で思っているあなたのトークの仕方」と「ほかの人から見るあなたのトークの仕方」は十中八九違います。

例えば営業っぽくないと自分で思っていても他者から見ると営業っぽさが出ている場合もあります。

録音データを聞くことは自分を客観的に見るために最適です。
視点を変えることで分からなかったことが見えてくるでしょう。

上司や仲間に相談してみる

断られたフレーズを書き出して上司や仲間に相談してみるのもいいでしょう。

それぞれが違う経験があり、あなたとは違う視点で物事を判断することが出来ます。

たとえ八方塞がりだと思っても他の人に聞くことで案外スムーズに解決できることがあります。

まとめ

いかがでしたか？
本記事ではテレアポで受付突破率をあげたいかたに向けて下記のことを解説しました。

ぜひ業務にとりいれて職場でのスキルアップを目指してみていただければと思います。