会議をすっぽかしてしまい、それに気づいた瞬間って投げやりな気分になりますよね。
カルダモンも在宅ワークですが、過去週次のzoom会議をすっぽかし、別部署とのオンライン会議の時間を忘れて欠席しました。
それどころか誤って出勤日を休みと勘違いして無断欠勤してしまったこともありました。
本記事では会議を無断欠席した場合の対処法を記事にしていきたいと思います。
会議を無断欠席した時の対処法
会議を無断欠席した時の対応はいたってシンプルです。
すっぽかした直後で混乱しているかもしれませんが、落ち着いて対応をしましょう。
会議の無断欠席に気づいた時点で謝罪メールまたは電話をする
まずは気づいた時点でメールを送りましょう。
対応は早ければ早いほど良いです。
無断欠席の理由と今後の対処法を伝える
無断欠席の連絡を行ったら、なぜ無断欠席をしてしまったか自分の行動を振り返りましょう。
そして今後無断欠席をすることがないように改善すればいいのです。
会議を無断欠席をした時の謝罪メールの作り方
では早速謝罪メールの作り方について記載していきます。
是非活用してみてください。
会議を無断欠席した時の謝罪メールの例文
まずは例文を記載させていただきました。
◯◯さん（上司の名前）
お疲れ様です。◯◯部の◯◯です。
このたび、◯月◯日の会議を手違いで欠席してしまいました。
その結果として皆様にご迷惑・ご心配をおかけし大変申し訳ございません。
私のスケジュール管理が行き届いておらず会議の時間帯を勘違いしていたことが原因です。
このような事態を招き非常に反省しております。
今後スケジュール管理を徹底し、二度とこのようなことがないよう誠心誠意努めてまいります。
誠に申し訳ございませんでした。
参考：20代・第二新卒・既卒向け転職エージェントのマイナビジョブ20’s
謝罪メールを作るポイント
この謝罪メールを作る時のポイントを解説していきます。
件名には「お詫び」であると伝わる文章にすること
件名はわかりやすく「お詫び」のメールだと伝わる文章を心がけましょう。
わかりやすく件名に書くことでお詫びの意思も伝わりやすくなります。
本文にもまず謝罪の文言をいれること
次に本文の冒頭は必ず起きてしまった事象と謝罪の文言からはじめましょう。
言い訳がましくなってしまう文章はナンセンス。
まず最初に謝ってしまいましょう。
忘れずに欠席をした理由と今後の対策を明記すること
最後には必ず欠席をしてしまった理由だけでなく今後どうしていくかを明記して締めましょう。
そうすることで「ここまで考えているならいいか」と相手も思い直してくれるでしょう。
在宅ワークで使える無断欠席をした理由
無断欠席をした理由は実際に正直に話すべきなのでしょうか？
ごく稀にどうしても伝えられない理由もあるかもしれません。
欠席の理由をまとめましたので参考にしてみてください。
正直に話すのが一番いい
ただ、結局1番いいのは正直に事情を話すことです。
正直に話す事で後で突っ込まれた時に辻褄が合わないなどのリスクを減らすことができます。
あの時そうだったんだとバレてしまうことがあれば余計怒られてしまいます。
誠実に包み隠さず事情を説明して謝罪をするのがいいでしょう。
寝坊したなら寝坊した。
忘れてしまったなら忘れてしまった。
体調が悪かったなら悪かったと。
よくある事情であれば今後の改善策とともに特に言い訳せずに上司にしっかり説明をし、理解を求めましょう。
上司も同じ人間です。
一度や二度の失敗であれば心良く許してくれるでしょう。
状況に適した理由を考える
しかし、説明できる理由ばかりとは限りません。
稼働中にパソコンを放置して眠りこけてた。
なんて報告したらどんな大目玉をくらうか分かりません。
もちろん忘れていたというのが念頭にはありますが、会議の時間に反応できなかった理由次第では許されなくもない！？
です。
咄嗟に使える文言を考えていきます。
腹痛、頭痛など体調不良であった
「急な腹痛が、下痢でトイレにこもってました。」
「頭痛で眩暈がして少し休憩していた」
10分15分のちょっとした遅刻などであればこの理由が1番でしょう。
腹痛や下痢は突発的に起こるもので、どんな真面目に働いている方でも稼働中にトイレに行かないなんてことはありません。
短い時間で気づいた場合には最適な理由と言えるでしょう。
同居人が体調不良であった
自分ではなく、同居人の体調不良というのも正当な理由の一つです。
在宅ワークならではですが
「同居人が高熱を出して病院に連れて行った。」
「目が離せない状態だった。」
など、やむを得ない事情と言えるでしょう。
ツールの不具合、通信障害が起こっていた
こちらも在宅ワークならではの理由です。
在宅の場合は会議も電話も全て通信回線ありきの仕事になります。
ではそのインフラに不具合が生じたら？
例えばパソコンの予期せぬ再起動などはありませんか？
更新に時間がかかったり、フリーズして止まるなんてことも時にはあるでしょう。
ツールや回線が何らかの都合で具合が悪くネットに接続できませんでした。
こちらもやむを得ぬ環境要因。
そう何度も使えるものではありませんが、
どうしてもと言うときに活用すると良いかもしれません。
お昼休みの時間をずらしていた
お昼前後であればランチをずらして取っていた。
と言うのが良いでしょう。
「作業が長引いてしまってキリが良いところまでやっていたのでずらしました。」
など理由をつければ「ランチを食べるな！」という上司はいないはず。
ただ予定を忘れていたことはお叱りを受けるかもしれません。
また、休憩時間がきっちり決まっている会社では難しいかもしれませんね。
緊急のお客様対応をしていた
営業職やお客様対応がある部署では有効です。
ほとんどの会社で社内会議よりもお客様対応を優先するはず。
顧客を蔑ろにする会社はありません。
「顧客ファーストで対応してました。」
と伝えれば叱られることも少ないでしょう。
(定時外の場合)既に退勤していた
定時外であれば就業してしまっていたと理由が使えます。
定時以外に連絡が来た場合は原則見て見ぬふりを。
退勤していたとシラを着るのが良いでしょう。
定時間近の残業なども避けることができます。
真摯に向き合って仕事すべき
いかがでしたでしょうか。
原則仕事は仕事ですし確かめようのないリモートワークですからこそ逆にしっかりと仕事をすることが大事です。
しかしながらまれにアクシデントに見舞われたり、本当にやむを得ず抜ける場合もあると思います。
そんな時万が一のために、理由を、いくつかストックしておくのもいいかもしれません。
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